Desastres não marcam dia ou horário para acontecerem. E caso a sua empresa não esteja preparada, a organização inteira irá sofrer com a paralisação e os potenciais prejuízos que isso causa.

O efeito dominó, onde um pequeno revés inicia uma cadeia de efeitos, leva algumas companhias diretamente para o caminho da falência. E por mais que gestores e funcionários possam planejar, fazer cronograma, planilhas ou reuniões, um imprevisto, desastre ou tragédia podem mudar a ordem das coisas – alguém poderia prever a pandemia?

Mas é justamente por isso que existe o PCO, ou Plano de Continuidade Operacional, e neste texto apresentaremos o que é, porque é importante que sua empresa monte um e vamos mostrar as etapas para que isso ocorra.

A composição de um Plano de Continuidade Operacional

O PCO, ou Plano de Continuidade Operacional, é todo e qualquer procedimento que a sua empresa terá que seguir após algum acidente, ocorrência, emergência ou algum desastre. Seja ele físico, natural ou humano, para assim, continuar as suas atividades da forma mais íntegra e segura possível.

É importante que a sua empresa adote um PCO, independentemente de ter ocorrido um desastre ou não. É como cuidar da saúde, onde mesmo em casos de falta de recursos ou de prioridades, não relegar os cuidados apenas em momentos de emergências.

Um grande desafio no mundo empresarial é conscientizar as empresas para que adotem esse plano, para que enxerguem a importância de tudo isso e, principalmente, para que todos tenham ciência que um PCO não é um gasto, é investimento.

Também é importante salientar que esse plano não é uma ciência exata, que varia caso a caso e da gravidade de cada ocasião. Por exemplo, uma empresa que perdeu os servidores seria interessante investir em backups ou um conjunto de servidores. Já uma empresa que sofreu um incêndio na parte elétrica deveria focar os investimentos em um projeto de combate a incêndio ou em migrar os dados e servidores para outros locais, como a nuvem.

Por que sua empresa deve montar um PCO?

Falar da importância do Plano de Continuidade Operacional é chover no molhado. Toda e qualquer empresa deve estruturar um. Não importa se é micro, média ou uma multinacional, todas devem ter. Esperar acontecer um desastre é arriscado e pode comprometer desde o andamento de um projeto até a continuidade da empresa como um todo.

Mesmo que o seu negócio esteja fluindo bem, elabore um PCO ao menos para prevenção, pois se deixar para depois ou não cuidar da operação de sua empresa, pode ser tarde demais.

Com ataques cibernéticos evoluindo a cada dia, a segurança não deve focar apenas em deixar os invasores do lado de fora – ter o passo a passo de recuperação de dados, como blindar os sistemas e garantir que a empresa conseguirá manter seus compromissos e operações em um cenário improvável é essencial.

5 etapas para criar um Plano de Continuidade Operacional

Para criar um PCO, a companhia deve ter em mente que esse tipo de plano será único e exclusivo dela. Deve ser feito de maneira personalizada, entendendo quais os assets mais importantes, quais informações e operações são prioridade e quais estão em segundo plano.

Separamos abaixo os 4 passos iniciais, e uma 5ª dica: a saúde da segurança da sua empresa pode evitar gastar tempo e recursos ao contar com uma equipe de especialistas. Siga a leitura para entender o que cada etapa deverá se assemelhar:

1 – Organize uma boa equipe de Continuidade

Duas coisas são imprescindíveis nessa etapa: o trabalho em equipe deve acontecer e o gestor deve delegar tarefas para essa equipe. Obviamente, tudo isso depende do tamanho de distribuição do staff, mas de qualquer forma cada setor da empresa deve ter um representante, como um gerente ou coordenador.

Os líderes devem ser responsáveis por sua equipe, preparar os técnicos, as diretrizes dos projetos, identificar os problemas e colocar em prática o PCO o mais rápido possível;

2 – Administre um estudo dos efeitos nos negócios

Além de ter uma equipe boa e ter, pelo menos, um líder em cada setor, é fundamental compreender a gravidade da situação, o que deve ou não ser feito, quanto vai custar para a empresa e qual mão de obra deve ser considerada.

Se possível, documente tudo, ter a planta da empresa também ajuda muito e se for preciso, faça até um dossiê com checklist para que nada seja esquecido.

Essa administração e condução não deve ser desprezada pelo líder de cada setor. É complexa, requer muito estudo e trabalho, mas, sem isso, o Plano de Continuidade pode ir por água abaixo.

Evite pular etapas e respeite a ordem de cada uma delas. Embora exista a pressão para que as coisas voltem à normalidade o mais rápido possível, não seguir o planejamento pode ter um efeito pior ainda.

3 – Identifique os recursos atuais vs necessários

Com toda a equipe já organizada, preparada, treinada e com tudo já planejado nos detalhes, é hora de colocar tudo em prática. Sua responsabilidade como gestor de uma empresa e equipe é enorme. Tenha tudo documentado e tente não deixar nada na informalidade. Chame o advogado se for preciso, pois um descuido pode ser fatal – literalmente.

Também preste atenção nas ditas lacunas (os recursos que você possui x os recursos que sua empresa precisa). Ter em mãos a planta baixa da empresa, conhecer a geografia do local é essencial para qualquer líder que precisa ter o respeito da equipe e do mercado.

4 – Faça testes em tudo

Não se iluda: por mais que você tenha estudado, planejado e colocado em prática, o resultado do PCO dificilmente estará 100% finalizado mesmo após o plano ser executado, pois ainda será preciso checar, verificar e analisar todos os setores e o que for passível de falhas.

De modo geral, mesmo que o serviço esteja finalizado, sempre é preciso testar tudo, como uma simulação de incêndio, o uso de geradores, servidores etc. Por isso, não pense que o trabalho irá diminuir nesse momento: agora é a hora onde os alinhamentos serão mais presentes e necessários para que sua empresa continue.

No mundo dos negócios e em um cenário cada vez mais globalizado, nenhuma empresa se reergue sozinha. Os custos citados acima como mão de obra e materiais geralmente são caríssimos e o acompanhamento de uma empresa profissional é, como já citado, um investimento menor do que os prejuízos que a falha da continuidade pode causar.

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